Få styr på din virksomheds mål, før du går i gang med SWOT

– af Poul Søjberg

Har du overvejet at få gennemført en SWOT-analyse for din produktionsvirksomhed? Så spørg først dig selv, om du overhovedet er interesseret i, hvad den vil vise dig.

Enhver etableret produktionsvirksomhed med respekt for sig selv har gennemgået en SWOT-analyse. Det giver en oversigt over styrker, svagheder, muligheder og trusler. Men uanset om din virksomhed er nystartet eller har eksisteret i mange år, er der vigtigere detaljer at få på plads, inden du bruger SWOT-analysen eller andre ledelsesstrategier.

Hvad betyder det egentlig, at du kan stå stærkt på et marked, hvis du og alle dine medarbejdere hader at gå på arbejde? Det har ikke ført til langsigtet succes i nogen af de virksomheder, vi kender til.

Når vi møder produktionsvirksomheder for første gang, begynder vi derfor altid på et meget mere jordnært punkt. Tit er vi i kontakt med en ejerleder. De kan have et hav af baggrunde for at stifte en produktionsvirksomhed. Så inden vi hjælper dem med at få succes i den samme retning, sørger vi for at finde ud af, om de overhovedet vil det.

Hvis du ikke får defineret din passion og din virksomheds eksistensgrundlag, kan du risikere at udvikle shiny object syndromet. Det er kendetegnet ved, at man som virksomhedsejer løber efter alt det, der glimter og ser spændende ud. Det kan være et hav af idéer, som har mere eller mindre relevans for din forretning – en uendelig række fatamorganaer af forretningsmuligheder. Men det kan også være at smide alt, du har i hænderne, for at udtænke nye løsninger, så snart en ny kunde ringer.

Det kan sagtens være din garanti mod et kedeligt arbejdsliv. Men det harmonerer dårligt med at lede en virksomhed, som har brug for stabilitet.

Find din personlige ambition først

Længe før du kigger på styrker og svagheder, skal du se på, hvad der driver dig. Som ejerleder i en produktionsvirksomhed vil det være afgørende at gøre det helt klart, hvad du selv brænder for.

Det klassiske tankeeksperiment er at forestille dig, at du vandt 300 millioner i lotto i morgen. Hvad ville så få dig ud af sengen? Hvad ville give dig lyst til at have med andre mennesker at gøre? Hvilken branche ville du tage et opgør med?

Først når du har tænkt de tanker, er du klar til at tænke på din virksomheds målsætning. Når vi besøger vores medlemsvirksomheder for at tale om strategier, antager vi, at du har afgjort det med dig selv. Derfor tager vi hul på fem grundlæggende spørgsmål til virksomhedens eksistensgrundlag og målsætning:

Virksomhedens ambition

                      Hvorfor eksisterer din virksomhed?

                      Hvad er dens mål og ambitioner?

                      Spillepladen

                      Hvilket marked vil vi konkurrere i?

                      Hvilke segmenter går vi efter?

                      Hvilke salgskanaler bruger vi til det?

                      Er vi begrænsede af produktkategorier, geografi eller særlige etiske motiver?

                      Hvor vil vi indgå i værdikæden? Og hvad vil vi ikke ind i?

Dine svar på de spørgsmål vil forberede dig til at svare på nogle af de spørgsmål, man kender fra SWOT-analysen. Vi vil typisk fortsætte med mere afklaring for ikke at kaste os dårligt forberedte ud i en afvejning af mulighederne for din virksomhed.

                      Hvordan vil din virksomhed sikre sig succes?

                      Hvad er den konkurrencemæssige fordel?

                      Konkurrerer vi på pris, kvalitet, hastighed, tilgængelighed eller andet?

                      Kompetencerne

                      Hvilke har vi?

                      Hvilke har vi brug for, så vi kan nå vores mål?              

                      Systemerne

                      Hvilke systemer kan understøtte vores kompetencer?

                      Hvilke processer har vi brug for at definere?

                      Hvordan måler vi, om strategien giver os succes?

Måske skal du slet ikke være chefen for det hele

Mange ejerledere trives med at opfinde og udvikle nye løsninger. Andre er gået ud på egen hånd, fordi de drives af høj faglig stolthed. De kan have det bedst med at sikre den højeste kvalitet i det leverede arbejde. Derfor kan det være et utroligt dårligt match, at de er endt i en direktørstilling, mens deres medarbejdere med varierende succes passer det arbejde, ejerleden helst selv ville have.

Når du svarer på spørgsmålene ovenfor, kan din konklusion godt ende med at være, at du ikke skal lede din egen virksomhed. Det er helt ok. Men det kan være en vanskelig opgave at flytte sig selv fra drift og administration over i det job, man altid har drømt om.

Vores rådgivere har erfaring med at hjælpe på det område. Det kan være gennem rådgivning af den enkelte ejerleder og efterfølgende workshops sammen med medarbejderne.

Optakten til SWOT-analysen

Hvis SWOT-analysen er hård kamptræning, og ambitionsafklaringen er opvarmning, så er den følgende øvelse en blid sparringsrunde. Derfor anbefaler vi, at du tager boksehandskerne på og går lidt mere i dybden med din virksomheds motivation, før du virkelig tager kampen op.

Hvordan ser din målgruppe ud?

Hvem er de mennesker, din virksomhed kan hjælpe?

Hvad kan du give dem, som de ikke allerede får fra andre virksomheder?

De første kunder – hvor indtager du markedet (især for et nyt produkt eller service)?

Udpeg den del af målgruppen, som er lettest for dig at flytte – fx dem, der gerne vil afprøve nye løsninger eller en del af målgruppen, som ikke bliver imødekommet i dag.

Kompetencer – mennesker og systemer

Det vigtigste er de mennesker og deres kompetencer og kulturen mellem dem.

Hvilke systemer kan gøre dem endnu bedre?

Først herefter anbefaler vi, at du egentlig kaster dig over en SWOT-analyse. For det er en god idé at få klarhed over din virksomheds styrker, svagheder, muligheder og trusler. Men uden det nødvendige forarbejde risikerer du bare at lægge en vindende strategi for en virksomhed, du slet ikke kan se dig selv i.

Vil du vide mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med strategiarbejdet i din produktionsvirksomhed?

Indlægget er skrevet af seniorrådgiver Poul Søjberg. Du kan få svar på dine spørgsmål om at sætte mål for din virksomhed på ps@dkpu.dk

Sådan skifter du ERP-system på den bedste måde

– Kim Jespersen

Når du skal skifte ERP system, er det vigtigt at tage et grundigt kig ind i din virksomhed. Før du lægger dig fast på en løsning og en leverandør (ofte i den rækkefølge), bliver du nødt til at have et godt overblik over problemerne.

Måske er du blevet anbefalet at begynde med at lede efter den bedste leverandør, som kan hjælpe dig med at skifte ERP system. Det er ikke vores anbefaling. Faktisk vil det risikere at binde dig til en løsning, som både er et dårligt og alt for dyrt match til din virksomhed.

Hvis vi skal sige én god ting om tilgangen med at vælge leverandøren først, vil det være, at du sjældent bliver forvirret over mulighederne. ERP-leverandører har typisk deres egen specialiserede løsning eller enkelte større løsninger, som de gerne vil sælge. Vores anbefalede tilgang ser i stedet sådan ud:

  1. Afdæk behovet
  2. Definer dine krav
  3. Find de mulige løsninger
  4. Find oplagte leverandører
  5. Vælg ERP-systemet 
  6. Vælg leverandør og indgå en aftale
erp system skift

Vi vender tilgangen til valg af ERP system på hovedet

Dit ERP system skal løse din virksomheds specifikke behov. Og så skal det være en god investering for din virksomhed. Ikke kun for leverandøren.

Som uvildige rådgivere inden for ERP-løsninger lægger vi derfor altid ud med at se på din virksomhed. Du kan selv gå i gang lige nu med at spørge dig selv …

  • Hvilke IT-systemer bruger vi nu?
  • Hvor gode er de til at arbejde sammen?
  • Hvilke processer ville vi ønske, at vi kunne løse digitalt?
  • Har vi behov for at tilgå systemet på tværs af platforme og devices?
  • Hvordan forventer vi at udvikle vores virksomhed i de kommende år?
  • Hvor er de store irritationsmomenter i den digitale del af vores daglige arbejde?

Den type spørgsmål sætter dig i gang med at tænke på din virksomhed, som den ser ud lige nu. Det vil hjælpe dig med at få et klart billede af, hvad du i virkeligheden har brug for.

Når vi besøger vores medlemsvirksomheder for at afdække deres behov, har vi aldrig en løsning med i tasken. Først når vi er ved at have dannet os et klart billede af hele virksomhedens behov, kan vi begynde at se på de mulige løsninger.

Specifikation af behov, krav og ønsker til nyt ERP system

Det er selvfølgelig ikke nok, at du har en idé om, hvad dit ERP-system skal kunne. For at sikre et succesfuldt forløb hjælper vi dig med at formulere en kravspecifikation. Den gør det helt tydeligt for alle involverede, hvad det nye system skal kunne.

Kravspecifikationen skal beskrive de ønskede funktioner, men ikke nødvendigvis hvordan de løses. Det vil blandt andet være en god idé at inkludere:

  • Antal brugere og områder, det nuværende system dækker
  • Antal brugere og områder, det nye skal dække
  • Hvad I kan lide ved det nuværende system (om noget)
  • Hvad I ikke bryder jer om ved det
  • Hvilke behov systemet skal understøtte i fremtiden
  • Antal medarbejdere I selv kan sætte på implementeringen
  • Budgettet til implementering og drift af nyt ERP-system
  • Krav til kvalitet, deadline og del-leverancer

Med de oplysninger i hånden vil det være væsentligt lettere at finde den rigtige ERP-løsning og leverandøren.

Prisen på ERP-systemet er ikke det afgørende

Det er en stor investering at implementere et nyt ERP-system. Derfor skal du ikke kun overveje den umiddelbare pris på systemet. Det er også vigtigt at have en klar aftale om, hvad implementeringen og driften kan løbe op i.

Måske kender du det fra andre sammenhænge, at de tilbud, som på overfladen er gratis, faktisk ender med at blive blandt de dyreste. Du skal forvente at betale for licenser, vedligeholdelse og måske endda at have en lang overgangsperiode med dyr, ekstern hjælp.

Det er vigtigt, at du selv kan investere den aftalte tid i projektet. På den måde kan du forhindre, at tidsplanen og omkostningerne løber løbsk. Du skal også sikre dig, at du har tillid til leverandøren af ERP system. Og at tilliden er gengældt. Ellers risikerer du, at omkostningerne løber amok uden på nogen måde at modsvare kvaliteten i din valgte løsning.

Pas på med skræddersyede ERP-systemer

Det kan virke som en helt perfekt løsning at vælge et system, som er tilpasset præcist til din virksomheds udfordringer. Nogle gange kan det også være en glimrende måde at løse virksomhedens problemer på kort sigt.

Men der er flere risici ved et ERP-system, som tilpasses eller ligefrem udvikles din virksomhed. Det kan tage meget lang tid og dermed koste mange penge til både dine egne medarbejdere og eksterne specialister, før du overhovedet har en prototype til test. 

Driften kan også blive urimeligt dyr, fordi du risikerer at binde dig til én leverandør og derfor ikke kan konkurrenceudsætte supporten til dit ERP-system. Hvis du en dag får behov for at udbygge systemet, kan det være meget dyr af samme grund. Det kan også blive meget bekosteligt at få opdateret systemet.

Dette indlæg er skrevet af seniorrådgiver Kim Jespersen. Hvis du vil vide mere om, hvordan ERP kan hjælpe din virksomhed, kan du kontakte ham på kj@dkpu.dk.

Hold dig opdateret!

tilmeld dig vores nyhedsmail

nyhedsmailen udkommer én gang i måneden

eller følg os på LinkedIn