5s Lean gør din virksomhed effektiv

De fem S’er, som giver dig en lean arbejdsplads

5S Lean er et af de mest kendte Lean-principper. Det er et japansk princip, som sikrer orden og løbende forbedring. Før vi dykker ned i det, vil vi lige afklare, hvad der egentlig ligger i udtrykket Lean.

Hvad er Lean principper?

Meget kort fortalt er Lean en samling principper og værktøj til at lede sin virksomhed på, så den er optimeret og effektiv.

Når man indfører Lean er det sjældent i helt nye virksomheder. Derfor indleder man typisk med at se på alt det rod, der har samlet sig i virksomheden. Det rydder man op i, så hele virksomheden er tilpasset kundernes behov. Herefter sørger man så for, at den bliver en lærende organisation, som hele tiden optimeres.

Når dét arbejde skal indledes, er 5S et af de værktøjer, som typisk sættes i gang som det første.

5S lean standardisering

De 5s’er står for:

  1. Sorter
  2. Sæt på plads
  3. Systematisk rengøring og vedligeholdelse
  4. Standardiser
  5. Selvdisciplin

Sorter:

Første skridt i Lean-princippet 5S er Lean sortering. Man fjerner ganske enkelt alt overflødigt værktøj, dokumenter og lignende fra arbejdsstationerne. Alt, der ligger tilbage, skal være noget, man bruger jævnligt.

Sæt på plads:

Det værktøj, som man faktisk bruger, skal have den optimale plads på arbejdsstationen. Her skal du se på, hvor tit og hvor mange gange det bliver brugt. Jo oftere værktøjet bruges, desto tættere skal det være på stedet, hvor det skal bruges.

En vigtig pointe i at sætte tingene på plads er arbejdsmiljøet. Når vi vælger de rigtige pladser til alle ting, får vi en sundere arbejdsplads med færre uhensigtsmæssige bevægelser.

Det er også med til at gøre virksomheden Lean, at der er færre sygedage. Et eksempel på det er de ergonomiske hensyn. Tungt værktøj skal løftes så lidt og så ergonomisk korrekt som muligt.

Derfor skal det ikke lægges på laveste eller højeste hylde. Det mest brugte værktøj skal altid være synligt og lige ved hånden. Sjældent benyttet værktøj kan med fordel lægges længere væk – for eksempel i en pænt ordnet skuffe.

Systematisk rengøring og vedligeholdelse:

Når du har givet alle ting en fast plads, skal det rengøres. Nogle værktøjer skal have olie, andre skal renses for snavs, og nogle skal måske justeres eller spændes op.

Mens det arbejde står på, defineres behovet for løbende rengøring og vedligeholdelse. Hvis I på forhånd kan planlægge det arbejde ind i tidsrum, hvor I ikke har travlt med at producere kundernes varer, sparer I vigtig tid i de travle perioder. Samtidigt giver en systematisk tilgang til rengøring og vedligeholdelse dine medarbejdere større sikkerhed og lavere risiko for ulykker.

Standardiser:

Når ændringerne er gennemført, skal de standardiseres. En god måde at forhindre værktøjerne i at finde tilbage til dårlige og tilfældige placeringer er at afmærke deres standardplads.

En del af standardiseringen kan være at hænge et lamineret billede på arbejdsstationen af, hvordan den ser ud i ryddet tilstand. Værktøjets placeringer kan også være afmærket med tydelige omrids i farvet tape eller tusch. 

(indsæt billede af ordnet arbejdsstation)

Dette billede viser en tavle med værktøj i orden.

Ved hver maskine og større værktøj kan du med fordel hænge en beskrivelse af, hvordan det skal betjenes. Tal med dine medarbejdere om brugen af de enkelte maskiner og værktøj, så du sikrer effektiv vidensdeling.

Selvdisciplin:

Mange forandringer er lette til at begynde med. Det bliver sværest, når vi skal holde dem ved lige i hverdagen. Sådan er det også med 5S Lean metoden. Hvis I vil blive ved med at have nytte af Lean-princippet, skal I sørge for at holde hinanden op på de valgte standarder og processer. 

Det er også vigtigt at have en dynamisk tilgang til arbejdet med Lean. Hvis noget skal ændres – og det skal en del ting før eller siden – skal I være enige om ændringen.

I behøver ikke at tage diskussionerne midt i produktionen. De kan sagtens gemmes til jeres næste møde. Til det formål bruger mange produktionsvirksomheder en Kaizen-tavle. Kaizen er japansk for “forbedringer”, som er en stor del af pointen i hele Lean-tilgangen. 

Kaizen-tavlen rummer en plan for rengøring og vedligeholdelse med navnene på de ansvarlige. Den kan også bruges til at gemme de forslag til forbedringer, som I skal have sat i gang.

Det er vigtigt, at I udpeger en ansvarlig for den enkelte forbedring, så I ved, hvornår det bliver gjort og af hvem.

Fordelene ved 5S Lean metoden

En af de store fordele ved 5S Lean metoden er, at din produktion bliver mærkbart mere effektiv. Dine medarbejdere får en mere produktiv hverdag med færre irritationsmomenter, fordi de ikke længere skal lede efter værktøj. De får også bedre ergonomi, rutiner og trivsel.

Det bliver lettere for nye medarbejdere at finde sig til rette i produktionen, fordi det er let at danne sig et overblik over arbejdsstationen og læse op på standarderne, når de kommer i tvivl – i stedet for at afbryde kollegerne hver gang.

Det giver også et bedre indtryk af virksomheden, at arbejdsstationerne helt tydeligt er i orden – uanset om man er ny medarbejder, kunde eller gæst.

For din produktionsvirksomhed vil en effektiv implementering af 5S Lean metoden betyde færre fejl, færre omkostninger og en langt højere kundetilfredshed.

Vi har gennemført 5S-forløb med flere medlemmer. Det er vores anbefaling, at et sådan forløb opdeles over to dage. 

På den første dag sætter vi gang i jeres arbejde med 5S. Den opfølgende dag afholdes så typisk en uges tid senere, hvor vi ser på de idéer, I har fået i mellemtiden, så vi kan sikre, at principperne fungerer for jer.

Hvis du vil vide mere om 5S og andre Lean-principper, kan du kontakte seniorrådgiver Kim Jespersen på kj@dkpu.dk

Tilbyd tyveri- og piratsikring af dine produkter med NFC

Producenter kan sikre deres produkter mod tyveri og kopiering ved hjælp af RFID-teknologien NFC (near field communication). Det siges, at hæleren er lige så god som stjæleren. Men moderne teknologi gør producenten endnu bedre.

Design- og modebranchen har i årtier kæmpet mod piratkopiering. For bare 10 år siden var det let for det trænede øje at se, om en sko med Nike-logo var ægte eller ej. Højtudviklede stødpuder var efterlignet med lidt gazebind. Syningerne var skæve, og limen lugtede alt for kemisk.

I dag er kopi-producenterne blevet så dygtige, at det kan være svært for selv de mest entusiastiske indkøbere og forbrugere at se forskel. Heldigvis kan producenterne af de ægte varer gøre det let for enhver med en moderne mobiltelefon at afkode, hvad de har med at gøre.

RFID-chips er en af måderne, producenterne kan bruge til at bekæmpe piratkopiering. Det er især RFID-chips af typen NFC, der bruges til at sikre produkterne. NFC er passive RFID-chips, som skal aflæses med kort afstand. Du kender dem fra dit betalingskort, som næsten skal røre Dankort-terminalen, før dit køb er registreret.

Læs også: Derfor skal du overveje RFID i din produktionsvirksomhed

NFC afslører produktets identitet og sikrer mod tyveri

Nike er blandt de mange virksomheder, som har brugt NFC chips til at knytte kunderne tættere til sig og give dem en oplevelse ud over det sædvanlige. Køberne har blandt andet fået mulighed for at komme foran i køen til at købe flere sko, som kun udkommer i meget begrænset oplag. I andre sko har Nike gemt oplysninger om events og konferencer.

Hvis piraterne på et senere tidspunkt ville forsøge at sælge kopier af den specifikke sko, ville forbrugerne kunne se, at de ikke var ægte, fordi deres mobiltelefoner ikke kunne aflæse nogen chip i kopierede sko. Butikkerne kan også få sikkerhed for, at returnerede sko er ægte med NFC-teknologien, så de ikke bliver snydt og gjort skyldige i hæleri.

NFC chippen kan gemmes inde i produktet, så den ikke kan fjernes uden at beskadige produktet. Når en kunde har registreret sig som ejer af produktet, kan det derfor være meget svært for en tyv at sælge det videre. Og hvis tyven forsøger at fjerne chippen, vil det være med stor risiko for at ødelægge produktet så meget, at salgsværdien falder til 0 kr. På den måde kan NFC være med til at bekæmpe tyveri og hæleri.

Uanset om du producerer sko, legetøj, møbler eller maskiner, kan du give dine kunder mere sikkerhed og en bedre oplevelse med NFC chips.

NFC - produkter med NFC

NFC chips giver mulighed for storytelling

Legetøjsgiganter som Mattel og LEGO bruger NFC til at koble fysisk legetøj med de tablets og telefoner, som giver legetøjet stor konkurrence. Når Mattel sælger deres små racerbiler, Hot Wheels, kan børn og barnlige sjæle nu scanne bilens chip og sætte gang i en helt ny dimension af legen. Hvert enkelt stykke legetøj kan nu identificeres og kobles til målte rekorder på bilbanen. Ud over legetøjsproducenterne bruges NFC også af blandt andre:

  • Vinhandleren Duclot Export – som giver vinkendere mere viden om deres vine
  • Kunstgalleriet Linea Murano – som letter forsikringen og videresalg af kunstværker
  • Apex Snowboards – som blandt andet giver kunderne mulighed for varslinger om sneskred
  • Designvirksomheden Aki Choklat Bags – som sikrer kundernes designerhåndtasker med GPS-data

Producenternes brug af storytelling med NFC begynder dog længe før salget. Ved at aflæse chippen kan kunden få en fortælling om det enkelte produkts baggrund præsenteret på mobilen lige i butikken. På den måde kan der lettere knyttes historier og baggrundsviden til det enkelte produkt, så salget øges. Den tilgang bruger flere internationale virksomheder allerede med stor succes.

Det giver også forbrugeren lettere mulighed for at bestille flere eksemplarer af produktet – selv hvis modelnavnet, serienummeret og andre kendetegn ikke længere er synlige.

Vil du vide mere om NFC og de andre muligheder RFID-teknologien giver din produktionsvirksomhed?

Kontakt seniorrådgiver Poul Søjberg på ps@dkpu.dk eller 31 45 89 99.

Derfor skal du overveje 3D-print i din produktionsvirksomhed

Af Poul Søjberg, seniorrådgiver 
 
Forleden besøgte ingeniørerne hos Dansk Produktionsunivers Teknologisk Institut for at lære mere om fordelene ved 3D-print i produktionsvirksomheder. Vi kendte til teknologien på forhånd, men blev alligevel overraskede over de mange fordele, som kan gavne vores medlemsvirksomheder. 
 
Teknologisk Institut fik den første 3D-printer helt tilbage i 1989 og har siden vedligeholdt kompetencerne inden for teknologien. I dag hjælper instituttet både med at oplære andre, produktudvikle og screene virksomheder for at gøre det klart, hvor meget 3D-print vil kunne hjælpe i den enkelte produktion. 
 

Fra idé til produktion uden spild

DKPU på Teknologisk Institut

Som regel er der langt fra idé over design og udvikling til det færdige produkt. Den proces bliver skåret gevaldigt ned ved hjælp af 3D-print. De mange forskellige print-teknologier i de enkelte printere gør det muligt at bruge flere forskellige råmaterialer til at printe. Det mest kendte er plast, men print i metal er meget udbredt især blandt produktionsvirksomheder. 
 
Der kan selvfølgelig stadig være behov for at tilpasse designet af et emne, før det er klar til at blive sat i produktion. I det arbejde vil du nyde godt af den hurtige fremstilling af tilrettede versioner. Men der vil ikke længere være nær så meget spildmateriale, når produktionen sættes i gang. 
 
Stykprisen er også altid den samme, uanset om du producerer én eller 1.000 emner. Derfor er 3D-printeren ikke nødvendigvis en erstatning for din nuværende produktion, men et oplagt bidrag til at holde prisen nede – især på komplekse emner. 
 

Forsyningskæden helt tæt på 


Der sker jo ofte ting på globalt plan, som kan påvirke din produktion. Trafikårer kan blokeres. Råvare-forsendelser kan blive omdirigeret, fordi andre vil betale en højere pris. 3D-print er naturligvis ikke en løsning på det hele, men teknologien kan gøre det let for dig at tage produktionen eller udviklingen af nogle emner hjem. Udviklingshastigheden af produkter i selv de helt store stykstørrelser nedbringes ved hjælp af prototyping og test på baggrund af 3D-printede emner. 
 
Hvis du ikke selv vil håndtere den, er det også en af de ting, blandt andre Teknologisk Institut tilbyder på kommercielle vilkår i tillæg til deres mere kendte rådgivende rolle. For dig, der er medlem af Dansk Produktions Univers, er det muligt at få en gratis screening på det her område i forhold til de mulige anvendelser af 3D-print i din produktion. 
 
Din forsyningskæde kan også blive lettere at overskue, alene fordi emnerne kan produceres af ét enkelt materiale. Det har samtidigt den store fordel, at emnerne ikke skal samles i produktionen. Derfor skal de heller ikke skilles ad for at sikre optimal genanvendelse, når de er slidt op. Det er et element af bæredygtighed, som vil vægte stort i din konkurrencekraft.  
 
Fordi printerne kun bruger præcis den mængde af materialet, der er nødvendig til det enkelte emne, sparer du på ressourcerne til materialer. Hvis du fx har robotter i produktionen, behøver de heller ikke være nær så kraftige for at kunne håndtere emnerne. I bæredygtighedsperspektivet vil det også betyde lavere strømforbrug. 
 

DKPU på Teknologisk Institut

Ét emne kan betyde en verden til forskel 

Uanset hvem dine kunder er, vil de også i de kommende år få et øget fokus på bæredygtighed. Det kan komme til udtryk i at begrænse deres eget forbrug og at stille større krav til dig som leverandører og samarbejdspartnere. Detaljerne betyder meget i forhold til bæredygtighed, og her gør 3D-print allerede en stor forskel. 
 
Fly-producenten Airbus har erstattet traditionelle spænder til passagerernes bælter med 3D-printede spænder. I den printede opbygning er der sparet så meget metal og vægt, at hvert fly kan spare 3,3 millioner liter brændstof i den tid, det er i brug. 
 
Vil du vide mere om 3D-print og hvordan teknologien kan gavne din produktionsvirksomhed? 
Tag fat i mig på 70 22 87 22 eller ps@dkpu.dk 

 

Hvad er RFID?

RFID står for radio-frequency identification. Små elektromagnetiske felter gør det let at identificere og spore elementer, når der bare er sat en RFID-enhed på dem.

Hver enhed består af en lille radiosender og modtager. Når enheden passerer en RFID-læser, kan læseren se de data, som du har lagt på enheden.

RFID-enheder kan fås i to udgaver. En passiv udgave, hvor RFID-læserens radiobølger giver strøm til udvekslingen af data. Og en aktiv udgave, som har eget batteri og derfor kan aflæses på meget større afstande. Derudover ser de fleste RFID-enheder ret ens ud:

  • Mikrochip
  • Antenne og modtager
  • Hukommelseskort (typisk under 2 mb)

De små tags har gjort det let for produktionsvirksomheder at aflæse serienumre og data på de enkelte emner. Det gør det lettere at optimere i produktionen.

Brug af RFID til produktionsoptimering

RFID er især blevet udbredt hos bilproducenter, hvor sporbarhed i produktionen er vigtig nok til at retfærdiggøre investeringer. Men i dag er prisen for RFID-enhederne så lav, at de også sættes på alt fra pengesedler over kæledyr til designermøbler.

Bilproducenterne har mange valgmuligheder i deres sortimenter. Derfor skal de også gøre det let for produktionen at styre tilpasningen af den enkelte model til kunden. Afhængigt af kundens hjemland kan der være forskellige krav til sikkerhedsudstyret.

Før blev det først opdaget ved den sidste kontrol af bilen, hvis der var sket fejl undervejs. Derfor ville der typisk være meget arbejde i at skille bilen ad, før fejlen kunne blive rettet.

Med RFID-læsere langs produktionslinjen opdages fejl mellem produktionslinjens stationer. Derfor kan de også blive rettet, mens bilen stadig er på det stadie, hvor det arbejde er lettest at udføre.

RFID - dkpu

Supply chain management og kvalitetskontrol med RFID

Når du bruger RFID i din produktion, kan du ikke bare opdage fejl, mens de opstår. Du kan også finde tilbage til det enkelte produkts rejse fra leverede råvarer, forbi dine medarbejdere og ud til slutbrugeren.

Det giver dig mulighed for at få overblik over de svageste led i din forsyningskæde og produktion med ét klik. Derfra er det let at gennemskue, hvor du skal fokusere på at forbedre din produktion.

Men når dit produkt har forladt fabrikken, er der stadigt flere fordele ved RFID. Når forhandlere bruger dine RFID-enheder til at styre deres lager, kan de også sende dig et overblik over, hvordan det går med salget.

Det er i forhandlerens interesse, fordi du på den måde lettere kan være på forkant med genbestillinger eller bruge oplysningerne aktivt til mersalg af varer, som beviseligt går godt for din forhandler.

Det giver dig også mulighed for at skalere ned for produktionen af de produkter, som ikke sælger som forventet.

Hvis dine produkter har en udløbsdato, behøver forhandlerne ikke længere at lede efter dem. De skal bare stå i nærheden for at se, at nogle produkter er blevet for gamle og skal ud.

Ulemper ved RFID

Der er mange fordele ved RFID. For eksempel tager enhederne heller ikke skade af at blive udsat for regn og solskin, som stregkoder tit kan gøre det.

Men som med alting her i verden er der også ulemper. Materialer som metal og væske kan ødelægge signalet, og der kan stadig være nogle unøjagtigheder med en del enheder.

Teknologien er stadig en betydelig investering – ikke mindst med din egen tid. Det kræver god planlægning og meget arbejde at opsætte din produktion til at udnytte RFID-teknologien optimalt.

Vi hjælper dig gerne med at vælge den løsning, som passer bedst til din produktionsvirksomhed.

Klik her for at kontakte os.

Vi kommer til at følge op med flere indlæg om teknologien, og hvordan den kan give værdi for produktionsvirksomheder.

I mellemtiden kan du læse meget mere om komponenterne, teknologien og de mange forskellige anvendelsesmuligheder på Wikipedia her.

Få styr på din virksomheds mål, før du går i gang med SWOT

– af Poul Søjberg

Har du overvejet at få gennemført en SWOT-analyse for din produktionsvirksomhed? Så spørg først dig selv, om du overhovedet er interesseret i, hvad den vil vise dig.

Enhver etableret produktionsvirksomhed med respekt for sig selv har gennemgået en SWOT-analyse. Det giver en oversigt over styrker, svagheder, muligheder og trusler. Men uanset om din virksomhed er nystartet eller har eksisteret i mange år, er der vigtigere detaljer at få på plads, inden du bruger SWOT-analysen eller andre ledelsesstrategier.

Hvad betyder det egentlig, at du kan stå stærkt på et marked, hvis du og alle dine medarbejdere hader at gå på arbejde? Det har ikke ført til langsigtet succes i nogen af de virksomheder, vi kender til.

Når vi møder produktionsvirksomheder for første gang, begynder vi derfor altid på et meget mere jordnært punkt. Tit er vi i kontakt med en ejerleder. De kan have et hav af baggrunde for at stifte en produktionsvirksomhed. Så inden vi hjælper dem med at få succes i den samme retning, sørger vi for at finde ud af, om de overhovedet vil det.

Hvis du ikke får defineret din passion og din virksomheds eksistensgrundlag, kan du risikere at udvikle shiny object syndromet. Det er kendetegnet ved, at man som virksomhedsejer løber efter alt det, der glimter og ser spændende ud. Det kan være et hav af idéer, som har mere eller mindre relevans for din forretning – en uendelig række fatamorganaer af forretningsmuligheder. Men det kan også være at smide alt, du har i hænderne, for at udtænke nye løsninger, så snart en ny kunde ringer.

Det kan sagtens være din garanti mod et kedeligt arbejdsliv. Men det harmonerer dårligt med at lede en virksomhed, som har brug for stabilitet.

Find din personlige ambition først

Længe før du kigger på styrker og svagheder, skal du se på, hvad der driver dig. Som ejerleder i en produktionsvirksomhed vil det være afgørende at gøre det helt klart, hvad du selv brænder for.

Det klassiske tankeeksperiment er at forestille dig, at du vandt 300 millioner i lotto i morgen. Hvad ville så få dig ud af sengen? Hvad ville give dig lyst til at have med andre mennesker at gøre? Hvilken branche ville du tage et opgør med?

Først når du har tænkt de tanker, er du klar til at tænke på din virksomheds målsætning. Når vi besøger vores medlemsvirksomheder for at tale om strategier, antager vi, at du har afgjort det med dig selv. Derfor tager vi hul på fem grundlæggende spørgsmål til virksomhedens eksistensgrundlag og målsætning:

Virksomhedens ambition

                      Hvorfor eksisterer din virksomhed?

                      Hvad er dens mål og ambitioner?

                      Spillepladen

                      Hvilket marked vil vi konkurrere i?

                      Hvilke segmenter går vi efter?

                      Hvilke salgskanaler bruger vi til det?

                      Er vi begrænsede af produktkategorier, geografi eller særlige etiske motiver?

                      Hvor vil vi indgå i værdikæden? Og hvad vil vi ikke ind i?

Dine svar på de spørgsmål vil forberede dig til at svare på nogle af de spørgsmål, man kender fra SWOT-analysen. Vi vil typisk fortsætte med mere afklaring for ikke at kaste os dårligt forberedte ud i en afvejning af mulighederne for din virksomhed.

                      Hvordan vil din virksomhed sikre sig succes?

                      Hvad er den konkurrencemæssige fordel?

                      Konkurrerer vi på pris, kvalitet, hastighed, tilgængelighed eller andet?

                      Kompetencerne

                      Hvilke har vi?

                      Hvilke har vi brug for, så vi kan nå vores mål?              

                      Systemerne

                      Hvilke systemer kan understøtte vores kompetencer?

                      Hvilke processer har vi brug for at definere?

                      Hvordan måler vi, om strategien giver os succes?

Måske skal du slet ikke være chefen for det hele

Mange ejerledere trives med at opfinde og udvikle nye løsninger. Andre er gået ud på egen hånd, fordi de drives af høj faglig stolthed. De kan have det bedst med at sikre den højeste kvalitet i det leverede arbejde. Derfor kan det være et utroligt dårligt match, at de er endt i en direktørstilling, mens deres medarbejdere med varierende succes passer det arbejde, ejerleden helst selv ville have.

Når du svarer på spørgsmålene ovenfor, kan din konklusion godt ende med at være, at du ikke skal lede din egen virksomhed. Det er helt ok. Men det kan være en vanskelig opgave at flytte sig selv fra drift og administration over i det job, man altid har drømt om.

Vores rådgivere har erfaring med at hjælpe på det område. Det kan være gennem rådgivning af den enkelte ejerleder og efterfølgende workshops sammen med medarbejderne.

Optakten til SWOT-analysen

Hvis SWOT-analysen er hård kamptræning, og ambitionsafklaringen er opvarmning, så er den følgende øvelse en blid sparringsrunde. Derfor anbefaler vi, at du tager boksehandskerne på og går lidt mere i dybden med din virksomheds motivation, før du virkelig tager kampen op.

Hvordan ser din målgruppe ud?

Hvem er de mennesker, din virksomhed kan hjælpe?

Hvad kan du give dem, som de ikke allerede får fra andre virksomheder?

De første kunder – hvor indtager du markedet (især for et nyt produkt eller service)?

Udpeg den del af målgruppen, som er lettest for dig at flytte – fx dem, der gerne vil afprøve nye løsninger eller en del af målgruppen, som ikke bliver imødekommet i dag.

Kompetencer – mennesker og systemer

Det vigtigste er de mennesker og deres kompetencer og kulturen mellem dem.

Hvilke systemer kan gøre dem endnu bedre?

Først herefter anbefaler vi, at du egentlig kaster dig over en SWOT-analyse. For det er en god idé at få klarhed over din virksomheds styrker, svagheder, muligheder og trusler. Men uden det nødvendige forarbejde risikerer du bare at lægge en vindende strategi for en virksomhed, du slet ikke kan se dig selv i.

Vil du vide mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med strategiarbejdet i din produktionsvirksomhed?

Indlægget er skrevet af seniorrådgiver Poul Søjberg. Du kan få svar på dine spørgsmål om at sætte mål for din virksomhed på ps@dkpu.dk

Sådan skifter du ERP-system på den bedste måde

– Kim Jespersen

Når du skal skifte ERP system, er det vigtigt at tage et grundigt kig ind i din virksomhed. Før du lægger dig fast på en løsning og en leverandør (ofte i den rækkefølge), bliver du nødt til at have et godt overblik over problemerne.

Måske er du blevet anbefalet at begynde med at lede efter den bedste leverandør, som kan hjælpe dig med at skifte ERP system. Det er ikke vores anbefaling. Faktisk vil det risikere at binde dig til en løsning, som både er et dårligt og alt for dyrt match til din virksomhed.

Hvis vi skal sige én god ting om tilgangen med at vælge leverandøren først, vil det være, at du sjældent bliver forvirret over mulighederne. ERP-leverandører har typisk deres egen specialiserede løsning eller enkelte større løsninger, som de gerne vil sælge. Vores anbefalede tilgang ser i stedet sådan ud:

  1. Afdæk behovet
  2. Definer dine krav
  3. Find de mulige løsninger
  4. Find oplagte leverandører
  5. Vælg ERP-systemet 
  6. Vælg leverandør og indgå en aftale
erp system skift

Vi vender tilgangen til valg af ERP system på hovedet

Dit ERP system skal løse din virksomheds specifikke behov. Og så skal det være en god investering for din virksomhed. Ikke kun for leverandøren.

Som uvildige rådgivere inden for ERP-løsninger lægger vi derfor altid ud med at se på din virksomhed. Du kan selv gå i gang lige nu med at spørge dig selv …

  • Hvilke IT-systemer bruger vi nu?
  • Hvor gode er de til at arbejde sammen?
  • Hvilke processer ville vi ønske, at vi kunne løse digitalt?
  • Har vi behov for at tilgå systemet på tværs af platforme og devices?
  • Hvordan forventer vi at udvikle vores virksomhed i de kommende år?
  • Hvor er de store irritationsmomenter i den digitale del af vores daglige arbejde?

Den type spørgsmål sætter dig i gang med at tænke på din virksomhed, som den ser ud lige nu. Det vil hjælpe dig med at få et klart billede af, hvad du i virkeligheden har brug for.

Når vi besøger vores medlemsvirksomheder for at afdække deres behov, har vi aldrig en løsning med i tasken. Først når vi er ved at have dannet os et klart billede af hele virksomhedens behov, kan vi begynde at se på de mulige løsninger.

Specifikation af behov, krav og ønsker til nyt ERP system

Det er selvfølgelig ikke nok, at du har en idé om, hvad dit ERP-system skal kunne. For at sikre et succesfuldt forløb hjælper vi dig med at formulere en kravspecifikation. Den gør det helt tydeligt for alle involverede, hvad det nye system skal kunne.

Kravspecifikationen skal beskrive de ønskede funktioner, men ikke nødvendigvis hvordan de løses. Det vil blandt andet være en god idé at inkludere:

  • Antal brugere og områder, det nuværende system dækker
  • Antal brugere og områder, det nye skal dække
  • Hvad I kan lide ved det nuværende system (om noget)
  • Hvad I ikke bryder jer om ved det
  • Hvilke behov systemet skal understøtte i fremtiden
  • Antal medarbejdere I selv kan sætte på implementeringen
  • Budgettet til implementering og drift af nyt ERP-system
  • Krav til kvalitet, deadline og del-leverancer

Med de oplysninger i hånden vil det være væsentligt lettere at finde den rigtige ERP-løsning og leverandøren.

Sådan skifter du ERP-system på den bedste måde 2

Prisen på ERP-systemet er ikke det afgørende

Det er en stor investering at implementere et nyt ERP-system. Derfor skal du ikke kun overveje den umiddelbare pris på systemet. Det er også vigtigt at have en klar aftale om, hvad implementeringen og driften kan løbe op i.

Måske kender du det fra andre sammenhænge, at de tilbud, som på overfladen er gratis, faktisk ender med at blive blandt de dyreste. Du skal forvente at betale for licenser, vedligeholdelse og måske endda at have en lang overgangsperiode med dyr, ekstern hjælp.

Det er vigtigt, at du selv kan investere den aftalte tid i projektet. På den måde kan du forhindre, at tidsplanen og omkostningerne løber løbsk. Du skal også sikre dig, at du har tillid til leverandøren af ERP system. Og at tilliden er gengældt. Ellers risikerer du, at omkostningerne løber amok uden på nogen måde at modsvare kvaliteten i din valgte løsning.

Pas på med skræddersyede ERP-systemer

Det kan virke som en helt perfekt løsning at vælge et system, som er tilpasset præcist til din virksomheds udfordringer. Nogle gange kan det også være en glimrende måde at løse virksomhedens problemer på kort sigt.

Men der er flere risici ved et ERP-system, som tilpasses eller ligefrem udvikles din virksomhed. Det kan tage meget lang tid og dermed koste mange penge til både dine egne medarbejdere og eksterne specialister, før du overhovedet har en prototype til test. 

Driften kan også blive urimeligt dyr, fordi du risikerer at binde dig til én leverandør og derfor ikke kan konkurrenceudsætte supporten til dit ERP-system. Hvis du en dag får behov for at udbygge systemet, kan det være meget dyr af samme grund. Det kan også blive meget bekosteligt at få opdateret systemet.

Dette indlæg er skrevet af seniorrådgiver Kim Jespersen. Hvis du vil vide mere om, hvordan ERP kan hjælpe din virksomhed, kan du kontakte ham på kj@dkpu.dk.

Tilmeld dig vores nyhedsmail

og følg os på LinkedIn