Selvom hvert ERP-projekt er unikt, kan jeg love dig én ting: Du vil opleve udfordringer, når du implementerer et nyt ERP-system.
En af de udfordringer jeg gentagne gange har mødt i ERP-projekterne, er manglende dokumentation af virksomhedens forretningsprocesser. Så hvis ikke din virksomhed allerede har dokumenteret jeres forretningsprocesser, er det et oplagt sted at begynde, når I tager hul på jeres ERP-projekt.
Procesbeskrivelserne tager udgangspunkt i jeres nuværende forretningsgange og forankrer ejerskabet i de enkelte afdelinger. Derudover er procesbeskrivelserne et godt udgangspunkt for mange af de andre ERP-aktiviteter, da de:
- Sikrer fuldstændighed så ingen processer bliver ”glemt” i det nye ERP-system
- Giver input til en ny ERP-løsning via forbedringsforslag til den nuværende proces
- Fremhæver særlige udfordringer og specielle forretningsprocesser over for ERP-leverandøren
- Definerer roller, rettigheder og funktionsadskillelse
- Tydeliggør interne kontroller og rapporter
- Giver information samt kravspecifikation til ERP-leverandøren
- Giver et godt udgangspunkt for de nødvendige ’as-is scenarier’ og ’to-be scenarier’ ift. forandringsledelsen i forbindelse med projektet
- Under ERP-projektet vil nogle processer blive ændret, og det er essentielt, at procesbeskrivelserne bliver opdateret, så de afspejler den nye virkelighed. Kun hvis de gør det, kan de danne grundlag for test cases, undervisningsmateriale og desktop-procedurer
