5S Lean er et af de mest kendte Lean-principper. Det er et japansk princip, som sikrer orden og løbende forbedring. Før vi dykker ned i det, vil vi lige afklare, hvad der egentlig ligger i udtrykket Lean.
Meget kort fortalt er Lean en samling principper og værktøjer til at lede sin virksomhed på, så den er optimeret og effektiv.
Når man indfører Lean er det sjældent i helt nye virksomheder. Derfor indleder man typisk med at se på alt det rod, der har samlet sig i virksomheden. Det rydder man op i, så hele virksomheden er tilpasset kundernes behov. Herefter sørger man så for, at den bliver en lærende organisation, som hele tiden optimeres.
Når dét arbejde skal indledes, er 5S et af de værktøjer, som typisk sættes i gang som det første.
De 5s’er står for:
Første skridt i Lean-princippet 5S er Lean-sortering. Man fjerner ganske enkelt alt overflødigt værktøj, dokumenter og lignende fra arbejdsstationerne. Alt der ligger tilbage, skal være noget, man bruger jævnligt.
Det værktøj man faktisk bruger, skal have den optimale plads på arbejdsstationen. Her skal du se på, hvor tit og hvor mange gange, det bliver brugt. Jo oftere værktøjet bruges, desto tættere skal det være på stedet, hvor det bruges.
En vigtig pointe i at sætte tingene på plads er arbejdsmiljøet. Når vi vælger de rigtige pladser til alle ting, får vi en sundere arbejdsplads med færre uhensigtsmæssige bevægelser.
Det er også med til at gøre virksomheden Lean, at der er færre sygedage. Et eksempel på det er de ergonomiske hensyn. Tungt værktøj skal løftes så lidt og så ergonomisk korrekt som muligt.
Derfor skal det ikke lægges på laveste eller højeste hylde. Det mest brugte værktøj skal altid være synligt og lige ved hånden. Sjældent benyttet værktøj kan med fordel lægges længere væk – for eksempel i en pænt ordnet skuffe.
Når du har givet alle ting en fast plads, skal det rengøres. Nogle værktøjer skal have olie, andre skal renses for snavs, og nogle skal måske justeres eller spændes op.
Mens det arbejde står på, defineres behovet for løbende rengøring og vedligeholdelse. Hvis I på forhånd kan planlægge det arbejde ind i tidsrum, hvor I ikke har travlt med at producere kundernes varer, sparer I vigtig tid, særligt i travle perioder. Samtidig giver en systematisk tilgang til rengøring og vedligeholdelse dine medarbejdere større sikkerhed og lavere risiko for ulykker.
Når ændringerne er gennemført, skal de standardiseres. En god måde at forhindre værktøjerne i at finde tilbage til dårlige og tilfældige placeringer er at afmærke deres standardplads.
En del af standardiseringen kan være at hænge et lamineret billede ved arbejdsstationen af, hvordan den ser ud i ryddet tilstand. Værktøjets placeringer kan også være afmærket med tydelige omrids i farvet tape eller tusch.
Mange forandringer er lette til at begynde med. Det er sværest, når vi skal holde dem ved lige i hverdagen. Sådan er det også med 5S Lean-metoden. Hvis I vil fortsætte med at have nytte af Lean-princippet, skal I sørge for at holde hinanden oppe på de valgte standarder og processer.
Det er også vigtigt at have en dynamisk tilgang til arbejdet med Lean. Hvis noget skal ændres – og det skal en del ting før eller siden – skal I være enige om ændringen.
I behøver ikke at tage diskussionerne midt i produktionen. De kan sagtens gemmes til jeres næste møde. Til det formål bruger mange produktionsvirksomheder en Kaizen-tavle. Kaizen er japansk for “forbedringer,” som er en stor del af pointen i hele Lean-tilgangen.
Kaizen-tavlen rummer en plan for rengøring og vedligeholdelse med navnene på de ansvarlige. Den kan også bruges til at gemme de forslag til forbedringer, I skal have sat i gang.
Det er vigtigt, at I udpeger en ansvarlig for den enkelte forbedring, så I ved, hvornår det bliver gjort og af hvem.
En af de store fordele ved 5S Lean-metoden er, at din produktion bliver mærkbart mere effektiv. Dine medarbejdere får en mere produktiv hverdag med færre irritationsmomenter, fordi de ikke længere skal lede efter værktøj. De får også bedre ergonomi, rutiner og trivsel.
Det bliver lettere for nye medarbejdere at finde sig til rette i produktionen, fordi det er let at danne sig et overblik over arbejdsstationen og læse op på standarderne, når de kommer i tvivl – i stedet for at afbryde kollegerne hver gang.
Det giver også et bedre indtryk af virksomheden, at arbejdsstationerne helt tydeligt er i orden – uanset om man er ny medarbejder, kunde eller gæst.
For din produktionsvirksomhed vil en effektiv implementering af 5S Lean-metoden betyde færre fejl, færre omkostninger og en langt højere kundetilfredshed.
Hos DKPU har vi gennemført 5S-forløb med flere medlemmer. Det er vores anbefaling, at et sådan forløb fordeles over to dage.
Den første dag sætter vi gang i jeres arbejde med 5S. Den opfølgende dag afholdes typisk en uges tid senere, hvor vi ser på de idéer, I har fået i mellemtiden, så vi kan sikre, at principperne fungerer for jer.
Indlægget er skrevt af rådgiver Jørgen Brandt.
