Måske er du blevet anbefalet at begynde med at lede efter den bedste leverandør, som kan hjælpe dig med at skifte ERP-system. Det er ikke vores anbefaling. Faktisk vil du risikere at binde dig til en løsning, som både er et dårligt og alt for dyrt match til din virksomhed.
Hvis vi skal sige én god ting om tilgangen med at vælge leverandøren først, vil det være, at du sjældent bliver forvirret over mulighederne. ERP-leverandører har typisk deres egen specialiserede løsning eller enkelte større løsninger, som de gerne vil sælge.
Vores anbefalede tilgang ser i stedet sådan ud:
Dit ERP-system skal løse din virksomheds specifikke behov. Og så skal det være en god investering for din virksomhed - ikke kun for leverandøren.
Som uvildige rådgivere inden for ERP-løsninger lægger vi derfor altid ud med at se på din virksomhed. Du kan selv gå i gang lige nu med at spørge dig selv …
Den type spørgsmål sætter dig i gang med at tænke på din virksomhed, som den ser ud lige nu. Det vil hjælpe dig med at få et klart billede af, hvad du i virkeligheden har brug for.
Når vi besøger vores medlemsvirksomheder for at afdække deres behov, har vi aldrig en løsning med i tasken. Først når vi er ved at have dannet os et klart billede af hele virksomhedens behov, kan vi begynde at se på de mulige løsninger.
Det er selvfølgelig ikke nok, at du har en idé om, hvad dit ERP-system skal kunne. For at sikre et succesfuldt forløb hjælper vi dig med at formulere en kravspecifikation. Den gør det helt tydeligt for alle involverede, hvad det nye system skal kunne.
Kravspecifikationen skal beskrive de ønskede funktioner, men ikke nødvendigvis hvordan de løses. Det vil blandt andet være en god idé at inkludere:
Med de oplysninger i hånden vil det være væsentligt lettere at finde den rigtige ERP-løsning og leverandør.
Det er en stor investering at implementere et nyt ERP-system. Derfor skal du ikke kun overveje den umiddelbare pris på systemet. Det er også vigtigt at have en klar aftale om, hvad implementeringen og driften kan løbe op i.
Måske kender du det fra andre sammenhænge, at de tilbud som på overfladen er gratis, faktisk ender med at blive blandt de dyreste. Du skal forvente at betale for licenser, vedligeholdelse og måske endda at have en lang overgangsperiode med dyr ekstern hjælp.
Det er vigtigt, at du selv kan investere den aftalte tid i projektet. På den måde kan du forhindre, at tidsplanen og omkostningerne løber løbsk. Du skal også sikre dig, at du har tillid til leverandøren af ERP-systemet, og at tilliden er gengældt. Ellers risikerer du, at omkostningerne løber amok uden på nogen måde at modsvare kvaliteten i din valgte løsning.
Det kan virke som en helt perfekt løsning at vælge et system, som er tilpasset præcist til din virksomheds udfordringer. Nogle gange kan det også være en glimrende måde at løse virksomhedens problemer på kort sigt.
Men der er flere risici ved et ERP-system, som tilpasses eller ligefrem udvikles til din virksomhed. Det kan tage meget lang tid og dermed koste mange penge til både dine egne medarbejdere og eksterne specialister, før du overhovedet har en prototype til test.
Driften kan også blive urimeligt dyr, fordi du risikerer at binde dig til én leverandør og derfor ikke kan konkurrenceudsætte supporten til dit ERP-system. Hvis du en dag får behov for at udbygge systemet, kan det være meget dyr af samme grund. Det kan også blive meget bekosteligt at få opdateret systemet.
